Munkaidő-nyilvántartás létrehozása: Hogyan működik az időkövetés az Excelben?,

A munkaidő pontos rögzítése elengedhetetlen minden fizetett munkához, a mini állásoktól a teljes munkaidős foglalkoztatásig. Az Excel segítségével lehetősége van a ledolgozott órák, a szünetek és a szabadságok pontos dokumentálására, és ezek automatikus kiszámítására. Egy pillantással információt kaphat a fontos kulcsadatokról:

  • milyen napokon dolgoztam
  • hány órát dolgoztam
  • mely szünetidőket vették figyelembe
  • mennyit kerestem

Ebben az útmutatóban elmagyarázzuk, hogyan hozhat létre áttekinthető táblázatot az időméréshez a Microsoft Excel programban.

1. A munkaidő-nyilvántartás alapvető kerete - napló készítés

A nevezési lap a munka- és távolléti idők egyértelmű rögzítésére szolgál. Az egyéni Excel-időrögzítésnek köszönhetően mindig kézben tarthatja munkaidejét és béreit vagy juttatásait. Így könnyedén biztosíthat munkaidő-nyilvántartást munkáltatója számára.

a) Hozzon létre egy táblázatot!

1. Nyisson meg egy üres Excel-táblázatot.

2. Először írja be a következő oszlopfejléceket a fájl 1. sorába:

  • dátum
  • munka kezdete
  • munka vége
  • Szünet
  • órák

3. Ezután írja be az időmérés kívánt kezdő dátumát az Excel-fájl A2-es cellájába.

b) Formázza a cellákat kézzel

A munkaidő-nyilvántartásban szereplő adatok jobb megjelenítéséhez kézzel formázhatja az Excel munkaidő-nyilvántartás celláit – például a dátum cellát a hét napjának jelzésével:

1. Az A2 cella meg van jelölve – a zöld keretről felismerhető. Nyomja meg a CTRL+1 billentyűkombinációt, és megnyílik a Cellák formázása párbeszédpanel.

2. Válassza ki az "Egyéni" kategóriát.

3. A "Típus" szövegbeviteli mezőbe írja be a megjelenítési formátumot "tt tt.mm.éééé".

Kattintson az "OK" gombra a módosítás alkalmazásához a cellára.

Ezután válassza ki az A2 cellát a beállított megjelenítési formátummal, és mozgassa az egérkurzort a cella jobb alsó sarkába - amíg az egérkurzor egy kis fekete plusz szimbólummá nem változik.

Most tartsa lenyomva a bal egérgombot, és húzza le az A2 cellát a teljes oszlopban, amíg el nem éri a kívánt befejezési dátumot. Az így megjelölt összes cella automatikusan a következő dátummal jelenik meg.

Az eredmény így néz ki:

c) Hozzon létre formázási szabályokat

A jobb heti áttekintés érdekében lehetősége van a hétvégéket színesen kiemelni a munkaidő rögzítéséhez az Excelben. Ez így működik:

1. Válassza ki nagyvonalúan a táblázatot, és kattintson a "Feltételes formázás" gombra a "Főoldal" fül alatt. Ezután válassza ki az "Új szabály" lapot

..

" új szabály létrehozásához.

Megnyílik az "Új formázási szabály" nevű párbeszédablak. Válassza a "Képlet használata a formázni kívánt cellák meghatározásához" lehetőséget. Az ablak alsó részén a "Szabályleírás szerkesztése" alatt írja be a következő Excel képletet a szövegbeviteli mezőbe a "Formátum, amelyre ez a képlet igaz" alatt: "=WEEKDAY($A1;2)>=6".

Ha a nagyobb vagy egyenlőségjel a hat előtt van, az Excel automatikusan felismeri, hogy minden szombatra és vasárnapra vonatkozik.

2. Ezután kattintson a Formátum fülre

..

". Ismét megjelenik a "Cellák formázása" nevű párbeszédpanel. A "Kitöltés" fül alatt kiválaszthatod, hogy melyik színnel szeretnéd megjelölni a hétvégéket. Kattintson az "OK" gombra, hogy a módosításokat minden szombaton és vasárnap alkalmazza.

A példánk eredménye így néz ki:

3. Folytassa a többi érték megadásával a munkaidő-nyilvántartásban, és formázza azokat tetszés szerint.

horgony hirdetési blokk 

2. Számítsa ki a munkaidőt Excel-lel

a) Alkalmazzon képleteket az Excel munkaidő-nyilvántartására

Miután beírta a munka- és szünetidőt a táblázatba, folytathatja a ledolgozott órák kiszámítását az Excel segítségével. Az Excel képletet kell használnia "=(C2-B2-D2)" használata. A "Számítás Microsoft Excel 2016 programmal – Fontos Excel-képletek, amelyek sok időt takaríthat meg a munkában: 1. rész" című útmutatónkban olvashat arról, hogyan használhatja az Excel-képleteket az időrögzítéshez.

Példánkban a következő értékeket kapjuk az óránkénti rögzítéshez:

C2 = a munka vége

B2 = munkakezdés

D2 = szünet

1. Az E2 óra cellába írjon be egy egyenlőségjelet és egy nyitott zárójelet.

2. Most kattintson a C2 cellára az egérkurzorral, és írjon be egy mínuszjelet az E2-be. Ezután kattintson a B2 cellára, és írjon be ismét egy mínuszjelet az E2-be. Végül kattintson a D2 cellára, és zárja be ismét a zárójeleket.

3. Miután megerősítette az "ENTER" billentyűvel, a megfelelően kiszámított munkaidő automatikusan megjelenik az Excel munkaidő-nyilvántartásának E2 cellájában.

Csak egyszer kell megadnia a képletet, hogy alkalmazza azt a táblázat többi cellájára. Ehhez egyszerűen kattintson az E2 cellára, és vigye vissza az egérkurzort a cella jobb alsó sarkába, amíg meg nem jelenik a plusz szimbólum. Most tartsa lenyomva a bal egérgombot, és húzza le a cellákat. Az oszlopból kiválasztott cellákban a munkaórák most automatikusan számítódnak.

b) Alakítsa át az időket decimális számokká

A Microsoft Excel csak pozitívan számolja az órákat. Ha negatív órák - azaz mínusz órák - jelennek meg az időrögzítésben, az Excel alapértelmezés szerint nem tudja ezeket figyelembe venni, ami inkább akadályozza a munkaidő számítását. Ezt a problémát azonban elkerülheti, ha decimális számokkal dolgozik az Excel munkaidő-nyilvántartásában:

1. Az Excel képlet segítségével szorozza meg a megadott órákat 24-gyel =E2*24 írja be az F2 cellába.

2. Miután megerősítette az "ENTER" gombbal, továbbra is kézzel kell beállítania a számformátumot. Ehhez kattintson a jobb gombbal az F2 cellára, és válassza a "Cellák formázása" lehetőséget a legördülő menüből

..

” egy új párbeszédpanel megnyitásához.

3. Kattintson a "Szám" elemre a "Kategória" alatt az ablak bal oldalán, és erősítse meg az "OK" gombbal.

4. Az idő most decimális számként jelenik meg az F2 cellában. A fent leírtak szerint húzza át a cellát a teljes oszlopon, hogy automatikusan alkalmazza az Excel-képletet az összes cellára.

Az áttekinthetőség kedvéért lehetősége van arra, hogy az értékeket egyenletesen a kívánt számú tizedesjegyre kerekítse úgy, hogy rákattint a "Tizedesjegyek hozzáadása" vagy a "Tizedesjegyek eltávolítása" lehetőségre a "Szám" területen. kattintson a "Start" fülre:

c) Számítsa ki a plusz és mínusz órákat!

Ahhoz, hogy ki tudja számítani plusz és mínusz óráit az Excel munkaidő-nyilvántartásával, először meg kell határoznia a normál napi munkaidőt:

1. A táblázat következő oszlopát címkézze fel "Normál munkaidő tizedesben" és írja be a napi normál munkaidőt (példánkban 08:00 óra) bármelyik oszlopba (esetünkben az L oszlopba).

Ezután a normál munkaidő tizedes számmal történő kiszámításához használja a következő Excel-képletet, amelyet a G2 cellába ír be: „=$L$1*24". Ezután formázza vissza az értéket számként, és húzza át az oszlopon (a hétvégék kivételével).

2. Most folytathatja a plusz/mínusz órák kiszámítását úgy, hogy az Excel munkaidő-nyilvántartás következő oszlopának (példánkban a H oszlopnak) megadja a megfelelő fejlécet, és a következő képlet alkalmazásával számítja ki a napi normál munkaórákat a ledolgozott órákból. kivonás: "=(F2-G2)".

Ezúttal ismét rajzolja át az oszlopra a számított értéket. Példánk eredménye most így néz ki:

d) Excel AutoSum

Ezután a Microsoft Excel segítségével kiszámíthatja a ledolgozott órák számát, valamint a plusz/mínusz órák számát. Az "Excel AutoSumme" funkcióval ez egyszerű és nem bonyolult:

1. Kattintson bármelyik cellába az F oszlopban a ledolgozott órák értéke alatt.

2. Ezután kattintson az "Automatikus összeg" gombra a "Képletek" lapon, majd a "Összeg" gombra.

3. Az eredményt ismét meg kell erősítenie az "ENTER" billentyűvel:

Ezután az összes többi oszlopban ugyanígy járhat el az óra, a normál munkaidő, valamint a plusz és mínusz órák összegének meghatározásához:

Példánkban az E oszlopban szereplő órák Excel összege továbbra is hibás. Ennek megváltoztatásához nyissa meg újra a "Cellák formázása" párbeszédpanelt a CTRL + 1 billentyűkombinációval.

Az "Egyéni" kategória alatt válassza ki a megjelenítési formátumot.

Ha zavarnak a másodpercek, törölheti őket, így a beviteli mezőbe írja be a formátumot [h:mm álljon meg. A munkaidő összege ekkor csak órákban és percekben jelenik meg:

3. Számítsa ki az esedékes keresetet az Excel munkaidő-nyilvántartással

Végül, de nem utolsósorban, most már az Excel segítségével is kiszámíthatja bevételeit a munkaidő-nyilvántartással – ez ismét az F oszlopból a tizedesben megadott munkaórák alapján működik a legjobban:

1. A táblázat következő oszlopát jelölje be a "Bérek" felirattal, és írja be az órabérét (példánkban 13,50 euró) bármelyik cellába (esetünkben az L2 cellába).

Ezután a következő Excel képlet segítségével számítsa ki fizetését, amelyet az I3 cellába ír be: „=F2*$L$2".

Ezután a következő Excel képlet segítségével számítsa ki fizetését, amelyet az I3 cellába ír be: „=F3*$L$2".

Nyomja meg az "ENTER" billentyűt, és alkalmazza ismét az Excel képletet – a fent leírtak szerint – a táblázat összes többi cellájára a cellák lehúzásával.

Végül, de nem utolsósorban, az AutoSum varázsló segítségével összeadhatja a teljes hónapra vonatkozó bevételeit:

4. A munkaidő-nyilvántartás havi megjelenítése

A munkaidő havi megjelenítéséhez előnyös a táblázatot lemásolni és az adott hónap nevével elnevezni. A táblázat másolásának leggyorsabb módja a

  • Tartsa lenyomva a CTRL billentyűt
  • Egyszerre kattintson és húzza a bal egérgombot a lap nevére és
  • Mozgassa az egeret balra.

Kattintson duplán a másolt táblázatra a felülírási mód aktiválásához és a táblázat átnevezéséhez a megfelelő hónapra. Erősítse meg adatait az OK gombbal.

5. Következtetés

Az MS Excel segítségével kéznél van egy eszköz, amellyel megőrizheti munkaidő-nyilvántartását. Az idő és dátum funkciók segítségével pontosan rögzítheti a szüneteket és a szabadságokat is. Megfelelően jól formázott vizuálisan, havonta sokszorosíthatja a munkaidő-nyilvántartást. Ez azt jelenti, hogy mindig áttekintést kap a munkaidő-számlájáról, és könnyen tud ilyen módon munkaidő-nyilvántartást biztosítani munkáltatója számára.

Ha pedig többet szeretne megtudni az Excel idő- és dátumfüggvényeiről, látogasson el az „Excel online: Munkaidő-nyilvántartás létrehozása” című online tanfolyamunkra. 3 órás online tréningünkön valódi élő trénerrel kérdezhetsz, saját munkaidő-nyilvántartást készítesz, és megismerheted a legfontosabb dátum- és időszámításokat. Alternatív megoldásként természetesen személyes szemináriumokat is tartunk, mint pl.B. "Excel for Human Resources" vagy "Excel Advanced". Kérdései vannak" >